Privatlivspolitik
Oversigt
- Lægeforeningens privatlivspolitik
- Kontakt
- Hvilke oplysninger vi behandler og hvorfor
- Særligt om brug af virtuelle mødeplatforme (Zoom/Teams)
- Videregivelse af personoplysninger
- Samtykke og tilbagekaldelse af samtykke
- Brug af databehandlere
- Overførsel til modtagere i tredjelande
- Opbevaringsperiode
- Dine rettigheder
- Sikkerhedsforanstaltninger
- Ændring af privatlivspolitikken
- Kontaktoplysninger
- Klagemulighed
1. Lægeforeningens privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger (Foreningen af Speciallæger, Praktiserende Lægers Organisation og Yngre Læger) behandler dine personoplysninger – hvad enten du er medlem eller ikke.
Privatlivspolitikken gælder også for Lægeforeningens App ”Lægeforeningen”, der kan hentes via Appstore og Google Play, idet App’en i tilgift indeholder en supplerende informationstekst relateret til behandlingsprocesser, der alene er relevante for denne.
Lægeforeningen og de forhandlingsberettigede foreninger har en række servicetilbud, der både retter sig mod medlemmer og ikke-medlemmer. Derudover er Lægeforeningen og de forhandlings berettigede foreninger forhandlings- og påtaleberettiget i forhold til overenskomsterne, som omfatter både vores medlemmer og deres kolleger, som ikke er medlemmer hos os.
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger indsamler og behandler personoplysninger til følgende overordnede formål:
- Medlemsrådgivning og - service, herunder
- Levering af medlemstilbud
- Karriererådgivning
- Kollegialt netværk
- Generel juridisk rådgivning herunder
- Rådgivning om løn- og ansættelsesvilkår
- Rådgivning ved tvister med arbejdsgiver
- Social- og sygesag
- Rådgivning og vejledning i forbindelse med tilsynssager
- Rådgivning og vejledning i forbindelse med patientklager
- Behandling af fondsansøgninger
- Behandling af klager ved Lægeetisk Nævn og Voldgiftsretten
- Planlægning og gennemførelse af kursusaktiviteter
- Sekretariatsbetjening af diverse udvalg, forhandlingsdelegationer og repræsentantskaber
- Personaleadministration
- Intern administration – økonomi og regnskab
- TV-overvågning
- Kommunikation og Markedsføring
- Statistik, analyse og medlemsundersøgelse
I denne privatlivspolitik kan du læse om, hvordan Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlings-berettigede foreninger håndterer dine personoplysninger, og hvordan vi bruger oplysningerne til at tilpasse og forbedre vores services.
2. Kontakt
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du altid kontakte din fagforening på nedenstående adresse. Angiv gerne i brevets eller mailens emnelinje, at det drejer sig om en anmodning efter databeskyttelsesforordningen:
|
Lægeforeningen |
Yngre Læger |
|
Foreningen af Speciallæger |
Praktiserende Lægers Organisation |
3. Hvilke oplysninger vi behandler og hvorfor
Hvilke oplysninger vi indsamler og behandler afhænger i høj grad af din relation til vores forening – herunder om du er medarbejder, medlem eller kursist eller måske blot er omfattet af vores overenskomst, hvor vi er forhandlings- og påtaleberettiget.
Nedenfor kan du klikke ind på den relevante relation, du har, og læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler og hvorfor, samt de lovbestemmelser, vi mener, giver os adgang til at behandle oplysninger om dig.
- Er du medlem?
- Indgår du som tredjepart i en medlemssag?
- Er du tredjepart i en ansættelsessag?
- Har du ansøgt om fondsmidler?
- Er du underviser eller kursist/deltager på et af vores kursustilbud/arrangementer uden at være medlem?
- Er du ikke medlem af vores forening men omfattet af vores overenskomst, og/eller har du skrevet til en af vores politikere?
- Har du i øvrigt haft kontakt til Lægeforeningen – eksempelvis via et abonnement på vores tidsskrifter, eller ved generelle forespørgsler via SoMe eller Outlook.
4. Særligt om brug af virtuelle mødeplatforme (Zoom/Teams)
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger gennemfører også møder – herunder medlemsmøder og webinarer – via Teams eller Zoom.
I den forbindelse indsamler og behandler vi oplysninger, om navn, brugernavn, password, billede, stemme, mailadresse, arbejdstitel og arbejdsplads, ligesom vi behandler oplysninger, der måtte indgå i chatkorrespondancer og undersøgelser mv.
Oplysninger om dig, som fremgår direkte og indirekte af din profil i Teams/Zoom-mødet (ex. navn, billede, stemme, titel og arbejdsplads), samt de oplysninger, som du selv måtte vælge at lægge ind som chat/posts mv., vil i den forbindelse blive delt med de øvrige deltagere i mødet.
Hvis du deltager med tændt kamera og med angivelse af dit fulde navn i et møde eller webinar via Teams/Zoom, som kun er for foreningens medlemmer, vil alle øvrige deltagere desuden blive indirekte oplyst om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold. Når du accepterer en indkaldelse til et møde, og i forbindelse med den deltagelse selv aktivt vælger at slå kamera til samt angive dit fulde navn, samtykker du samtidig til, at oplysninger om dig – herunder oplysning om dit medlemskab til fagforeningen - deles med de øvrige deltagere. Ønsker du ikke, at dit medlemskab bliver gjort tilgængeligt for de andre deltagere via Zoom, skal du derfor sørge for at slå kameraet fra, ligesom du skal sørge for kun at angive dit fornavn eller dine initialer som identitetsoplysninger.
På tilsvarende vis som ved andre møder kan der blive taget referat af møder gennemført over Teams/Zoom. Sådanne referater kan også – alt afhængig af formålet med mødet og din relation til foreningen – blive videregivet til andre, ligesom referater (ligeledes alt afhængig af formålet med mødet) kan blive gemt i længere tid.
Se mere under punkt 3 og punkt 9 med de enkelte beskrivelser alt afhængig af din relation til os.
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger gemmer ikke i øvrigt oplysninger tilknyttet møder gennemført over Teams/Zoom (ex lyd, billede eller chat). Møderne optages heller ikke til senere brug. Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger vil heller ikke dele oplysninger fra møderne, ligesom foreningerne generelt forudsætter, at alle deltagere i virtuelle møder behandler oplysninger fra møderne fortroligt.
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger kan imidlertid ikke styre eller kontrollere, hvad eksterne deltagere måtte vælge at gøre i privat sammenhæng. Du skal derfor være opmærksom på, at eksempelvis medlemmer, der deltager i samme Teams/Zoom mødet, privat kan vælge at tage billeder af mødet og dele via deres egne profiler på diverse sociale medier. Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger er ikke ansvarlig for, hvad medlemmer måtte beslutte at foretage af deling på denne måde, da det er private handlinger.
Idet portalerne ejes og drives af virksomhederne Microsoft Corporation (Microsoft) og Zoom Video Communications, Inc. (”Zoom”), vil brugeroplysninger endelig blive videregivet til Microsoft og Zoom med henblik på deres håndtering af systemet. Microsoft og Zoom gemmer i den forbindelse oplysninger til brug for deres interne tekniske og sikkerhedsmæssige håndtering af systemet, ligesom der i visse sammenhænge indsamles oplysninger via cookies – du kan læse mere om Zooms behandling af oplysninger her: https://zoom.us/privacy. Og om Microsoft behandling af oplysninger her: https://privacy.microsoft.com/da-dk/privacystatement
Se også under punkt 7 om vores brug af databehandlere.
5. Videregivelse af personoplysninger
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger videregiver kun dine personoplysninger, når lovgivningen eller administrationen af dit medlemskab kræver det, herunder for at sikre, at Lægeforeningen og de forhandlingsberettigede foreninger kan varetage medlemsserviceopgaven. Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger kan også videregive dine personoplysninger, hvis du konkret har givet dit samtykke til videregivelse. Se mere under de enkelte formål.
For at kunne tilbyde dig den bedste og hurtigste rådgivning, varetage dine interesser og orientere dig om aktuelle medlems- og kursustilbud, anvender Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger et fælles medlemssystem, som både Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger har adgang til.
I det omfang de enkelte foreninger varetager opgaver på hinandens vegne (dvs. i de tilfælde de enkelte foreninger yder gensidig bistand til hinanden i varetagelsen af medlemsopgaver), vil dine personoplysninger være tilgængelige for de relevante foreninger. Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger kan desuden videregive dine personoplysninger indbyrdes, når du skifter medlemskab.
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger har indgået aftale med Statens Arkiver (Rigsarkivet) om aflevering af sager, der efter denne privatlivspolitik skal slettes. Dette indebærer, at sager slettes i persondataretlig forstand, men at de opbevares for eftertiden af Statens Arkiver. Der er indgået afleveringsaftale herom, der indebærer, at de enkelte foreninger kan rekvirere sager løbende, mens offentligheden først kan tilgå sager efter 80 år.
6. Samtykke og tilbagekaldelse af samtykke
Vi har mulighed for at behandle dine oplysninger på grundlag af et samtykke fra dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og på grundlag af et udtrykkeligt samtykke fra dig, hvis det drejer sig om dine følsomme oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.
I udgangspunktet behandler vi imidlertid ikke dine oplysninger baseret på dit samtykke. Vores behandlinger af dine oplysninger er derimod knyttet til din relation til vores forening og dermed til vores berettigede interesser til at varetage administrationen af vores forening samt markedsføre vores ydelser og produkter samt håndtere arbejdsretlige forpligtelser.
Undtagelsesvist kan visse behandlinger dog være baseret på dit samtykke. Det drejer sig eksempelvis om billeder, der offentliggøres på internettet samt samtykke til nyhedsbreve, hvis indhold primært er af kommerciel karakter.
Har du givet os et samtykke til at foretage behandling af dine personoplysninger, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af Lægeforeningens og/eller de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger behandling af dine oplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og frem til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Ønsker du at trække dit samtykke tilbage, kan du kontakte din fagforening på nedenstående adresse:
|
Lægeforeningen |
Yngre Læger |
|
Foreningen af Speciallæger |
Praktiserende Lægers Organisation |
Nogle af dine personoplysninger overfører vi til vores databehandlere, for eksempel systemleverandører, som behandler og opbevarer dine personoplysninger på vegne af og efter instruks fra Lægeforeningen eller de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger. Lægeforeningen og de forhandlingsberettigede foreninger indgår løbende databehandleraftaler med vores databehandlere og påser, at disse databehandlere håndterer de betroede data på betryggende vis.
8. Overførsel til modtagere i tredjelande
Lægeforeningen eller de forhandlingsberettigede foreninger anvender ikke databehandlere uden for EU/EØS. Anvender vores leverandører underdatabehandlere uden for EU, tillader vi kun dette, hvis databehandlingen foregår i et sikkert tredjeland, eller hvis overførselsgrundlaget yder tilstrækkelig garanti (for eksempel anvendelse af Kommissionens standardkontrakter).
For så vidt angår medlemmer af Lægeforeningen i Grønland, fungerer Lægeforeningen i Danmark som sekretariat og vil derfor som databehandler udveksle data med Lægeforeningen i Grønland samt eventuelle arbejdsgivere vedrørende dennes medlemmer. Denne udveksling af oplysninger er også baseret på Kommissionens standardkontrakter.
9. Opbevaringsperiode
Vi gemmer dine oplysninger så længe det er nødvendigt i forhold til opfyldelse af det/de enkelte formål. Vores opbevaringsperioder afhænger derfor af din relation til Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger. Nedenfor kan du klikke ind på den relevante relation du har og læse mere om vores opbevaring af dine oplysninger.
- Er du medlem?
- Indgår du som tredjepart i en medlemssag?
- Er du tredjepart i en ansættelsessag?
- Har du ansøgt om fondsmidler?
- Er du underviser eller kursist på et af vores kursustilbud uden at være medlem?
- Er du ikke medlem af vores forening men omfattet af vores overenskomst, og/eller har du skrevet til en af vores politikere?
- Har du i øvrigt haft kontakt til Lægeforeningen – eksempelvis via et abonnement på vores tidsskrifter, eller ved generelle forespørgsler via SoMe eller Outlook.
10. Dine rettigheder
Du har følgende rettigheder (på de vilkår og med de undtagelser, der følger af lovgivningen):
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til at anmode om begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til at få transmitteret oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. Gør du indsigelse, betyder det ikke nødvendigvis, at din indsigelse tages til følge, men Lægeforeningen eller den tilknyttede forhandlingsberettigede forening vil altid tage din indsigelse under overvejelse. Imødekommes indsigelsen ikke, vil dette være begrundet.
Du kan læse mere i dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk
11. Sikkerhedsforanstaltninger
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt og i henhold til gældende lovgivning.
Vi har i foreningerne implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod, at de hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Vi har bl.a. etableret procedurer og tekniske løsninger for at sikre at kun relevante medarbejdere hos foreningerne har adgang til dine personoplysninger, samt at dine personoplysninger ikke opbevares i længere tid end nødvendigt.
Lægeforeningens sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at sikre, at dine personoplysninger håndteres forsvarligt, og under hensyntagen til dine rettigheder.
12. Ændring af privatlivspolitikken
Vi opdaterer løbende denne privatlivspolitik og offentliggør den til enhver tid gældende version på www.laeger.dk.
13. Kontaktoplysninger
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte:
|
Lægeforeningen |
Yngre Læger |
|
Foreningen af Speciallæger |
Praktiserende Lægers Organisation |
Vi har også udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som du altid kan kontakte på dpo@dadl.dk
14. Klagemulighed
Du kan klage til Datatilsynet over Lægeforeningens behandling af dine personoplysninger. Du kan bl.a. klage over, at
- du ikke får de oplysninger, som du har krav på efter reglerne om indsigt
- der uretmæssigt er lagt oplysninger om dig på internettet
- der uretmæssigt er blevet videregivet oplysninger om dig
Læs mere om, hvilke muligheder du har for at klage til Datatilsynet her
BILAG TIL PUNKT 3
Tilbage til punkt 3: Hvilke oplysninger vi behandler og hvorfor
Er du medlem?
Hvilke oplysninger indsamles og behandles?
Vi indsamler oplysninger nødvendige for at administrere dit medlemskab hos os, både i forbindelse med konkret medlemsrådgivning og - service til dig, samt også til brug for generel administration – herunder opkrævning af medlemskontingent, kursusaktiviteter, medlemstilbud, markedsføring, ved spørgeskemaundersøgelser mv. til brug for statistik, analyse og medlemsundersøgelser samt i forbindelse med fagforeningens generelle interessevaretagelse på arbejdsmarkedet.
Dine oplysninger behandles også ved din tillidsrepræsentant med henblik på at sikre overholdelse af gældende overenskomster/kollektive aftaler, samt for at bistå dig i konkrete spørgsmål, der måtte opstå på din arbejdsplads.
De oplysninger vi behandler om dig, får vi primært
- i forbindelse med din indmeldelse
- når du tilmelder dig aktiviteter i foreningerne mv.
- når du svarer på medlemsundersøgelser
- når du bruger vores tjenester (vi indsamler oplysninger om de tjenester, som du bruger herunder, hvordan du bruger dem - se også vores cookiepolitik på hjemmesiden),
- fra andre i forbindelse med varetagelsen af dine interesser som medlem hos os og som følge af overenskomstmæssige forpligtelser - herunder din arbejdsgiver, offentlige myndigheder eller lign.
Oplysninger vi behandler om dig, vil som udgangspunkt kun omfatte:
- Navn, adresse samt øvrige kontaktoplysninger
- Personnummer
- Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
- Uddannelse og efteruddannelse
- Erhvervserfaring, herunder nuværende og tidligere arbejdspladser i forbindelse med din uddannelse til og arbejde som læge
- Lønoplysninger samt oplysninger om øvrige ansættelsesforhold (arbejdstid, anciennitet mv.)
- Evt. politisk tilhørsforhold (hvis du deltager i foreningens udvalg og politiske arbejde)
Hvilke oplysninger, der kan være relevante at indsamle og behandle om dig, vil dog også være helt afhængigt af, hvordan dit medlemskab hos os forløber sig.
Det kan eksempelvis være,
- at der opstår en tvist eller en problemstilling på din arbejdsplads, som vi skal hjælpe dig med, og som derfor forudsætter indsamling af de konkrete oplysninger, der knytter sig hertil,
- at du vælger i løbet af dit medlemskab at deltage i det faglige arbejde som tillidsrepræsentant og/eller som medlem af en vores mange udvalg
- at du vælger at følge et eller flere af vores kurser, som vi udbyder til vores medlemmer, eller
- at du gør brug af vores tilbud om en/flere konsultationer ved Lægeforeningens socialrådgiver eller ekstern erhvervspsykolog vedrørende eksempelvis stress eller andet
- at du indgår i en medlemsundersøgelse eller et forskningsprojekt, der udføres med henblik på, at Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger kan skabe overblik over vores medlemmers forhold
I disse konkrete situationer kan vi herefter også behandle en eller flere af følgende kategorier af oplysninger:
- Helbredsmæssige forhold
- Sociale forhold
- Strafbare forhold, hvis konkret sag herom
- Andre personlige og fortrolige forhold såsom familiemæssige forhold, økonomiske forhold og eventuelle personlighedstest mv.
Hvis vi eksempelvis skal bistå dig i en konkret tvist, som du er involveret i, skal vi sikre os at få fremsat alle relevante synspunkter til støtte for din sag. Samtidig skal vi sørge for at imødegå alle relevante indsigelser fra modparten bedst muligt. I dette tilfælde vil det derfor være nødvendigt at indsamle en række oplysninger – herunder personfølsomme oplysninger – om dig.
Sager kan både være tvister/forhandlinger med arbejdsgiver og også tilsynssager eller patientklagesager, som vi også hjælper dig med, når du er medlem hos os.
Hvis du får en konkret sag, som vi skal bistå dig med, vil du under sagens behandling blive orienteret om de enkelte sagsskridt, ligesom du også vil modtage kopi af breve mv., der sendes i din sag.
Hvis din sag sendes til vores eksterne advokat, vil du modtage orientering direkte fra advokaten.
Uanset hvordan dit medlemskab forløber sig og hvilken bistand vi skal yde til dig, vil vi altid sørge for, at der alene indsamles og registreres oplysninger om dig, som vi vurderer, er relevante for, at vi kan administrere dit medlemskab og i øvrigt hjælpe og vejlede dig bedst muligt.
Hvis dine oplysninger skal anvendes i en medlemsundersøgelse eller et forskningsprojekt, vil du blive særskilt orienteret om behandlingen ved udsendelse af spørgeskema. Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger vil altid sikre sig, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
Hvem får adgang til oplysningerne?
Alt afhængig af karakteren af din sag, kan det blive nødvendigt at udveksle oplysninger med tredjeparter – ud over selvsagt en eventuel modpart i din sag, hvis du har en konkret tvist.
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger videregiver kun dine personoplysninger, når lovgivningen, kollektive/overenskomstmæssige forpligtelser eller administrationen af dit medlemskab kræver det, herunder for at sikre, at Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger kan varetage medlemsserviceopgaven.
Relevante modtagere kan blandt andet være:
- Din arbejdsgiver
- Offentlige myndigheder (eksempelvis Danske Regioner, Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Arbejdstilsynet, Ligestillingsnævnet, SKAT, Styrelsen for Patientsikkerhed, Styrelsen for Patientklager, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, Kommunen, Ankestyrelsen, Retslægerådet og domstolene mv.), hvis du ex. bliver involveret i en ansættelsesretlig sag, arbejdsskadesag, ligestillingssag, patientklagesag eller retssag
- Lægeetisk Nævn eller Voldgiftsretten i fald du bliver involveret i en sag
- Mulige vidner
- Ekstern advokat, hvis din sag skal viderebehandles med ekstern advokatbistand
- Erhvervspsykolog, hvis du bliver tilbudt konsultation
- Hjemmesiden, hvis du deltager aktivt i det politisk faglige arbejde og bliver medlem af et af vores udvalg/forhandlingsdelegationer mv. eller bliver tillidsrepræsentant
- Forskere og universiteter mv. i det omfang du deltager i medlemsundersøgelser og forskningsprojekter mv, der udføres i et samarbejde med sådanne eksterne samarbejdspartnere
For at kunne tilbyde dig den bedste og hurtigste rådgivning, varetage dine interesser og orientere dig om aktuelle medlems- og kursustilbud, anvender Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger et fælles medlemssystem, som både Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger har adgang til.
I det omfang de enkelte foreninger varetager opgaver på hinandens vegne (dvs. i de tilfælde de enkelte foreninger yder gensidig bistand til hinanden i varetagelsen af medlemsopgaver), vil dine personoplysninger være tilgængelige for de relevante foreninger. Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger kan desuden videregive dine personoplysninger indbyrdes, når du skifter medlemskab.
Offentliggørelse af portrætbilleder, situationsbilleder og oplysninger om fagligt arbejde på hjemmesiden, vil altid ske med dit forudgående samtykke.
Hvis du har haft en sag ved Lægeetisk Nævn, kan nævnet dog beslutte at offentliggøre afgørelsen på Lægeforeningens hjemmeside, jf. § 8, stk. 5, i nævnets vedtægter. Nævnet afgør, hvordan afgørelsen skal offentliggørelse, og en offentliggørelse vil ikke nødvendigvis være med navns nævnelse. Parterne vil blive orienteret forud for en eventuel offentliggørelse. Tilsvarende kan bestyrelsen i voldgiftssager beslutte, om en afgørelse skal offentliggøres i Ugeskrift for Læger, jf. pkt. 3.11. i Forretningsordenen for Lægeforeningens Voldgiftsret.
Retsgrundlaget for behandlingen?
Vi vurderer, at vi som forening har en legitim og saglig grund til at behandle dine medlemsoplysninger med henblik på at kunne administrere dit medlemskab og servicere dig på bedst mulig vis og med henblik på at kunne sikre opfyldelse af de gældende arbejdsretlige forpligtelser og rettigheder, herunder gældende overenskomster, lokalaftaler, ansættelsesaftaler og ansættelsesretlige love – både i forhold til dig og vores øvrige medlemmer.
Det er derfor vores vurdering, at vi kan behandle dine oplysninger i overensstemmelse med de følgende regler:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
- databeskyttelseslovens § 8, stk. 2 og 3, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse, og hvis denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede, ligesom der kan ske videregivelse hvis det sker til varetagelse af interesser der klart overstiger de hensyn, der begrunder hemmeligholdelse, og
- databeskyttelseslovens § 10, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for statistiske eller videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning
- databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, eller hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst
Det er endvidere vores vurdering, at vi kan behandle oplysning om dit CPR-nummer (fortrolig oplysning) efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.
Vores legitime interesser og din mulighed for at gøre indsigelse
Vi behandler primært dine oplysninger efter databeskyttelseslovens § 12, fordi det er nødvendigt for at overholde vores arbejdsretlige forpligtelser og forfølge dine retskrav og interesser, der udspringer af anden lovgivning og kollektive overenskomster.
Dog foretages der også behandlinger, fordi det er nødvendigt for at administrere dit medlemskab bedst muligt, herunder yde den service, der forventes, og for at forfølge eventuelle interesser i henhold til øvrige arbejdsretlige aftaler.
Det er i den forbindelse vores vurdering, at vores legitime interesse i at kunne administrere dit medlemskab, at kunne på dine (og andre medlemmers) vegne forfølge retskrav i henhold til de arbejdsretlige forpligtelser og ansættelsesretlige regler, at sikre overholdelse af gældende lokale aftaler og overenskomster samt at kunne overholde vores egne arbejdsretlige forpligtelser i forhold til arbejdsgiver, overstiger din interesse i, at dine oplysninger ikke behandles.
Du har i forhold til vores behandling, der er baseret på en legitim interesse, imidlertid mulighed for at gøre indsigelse mod, at vores interesser overstiger din interesse i, at der ikke sker behandling af dine oplysninger, jf. nærmere under punkt 10 om dine rettigheder.
Tilbage til punkt 3
__________________________
Indgår du som tredjepart i en medlemssag?
Hvilke oplysninger indsamles og behandles?
Hvis et af vores medlemmer anmoder om vores bistand vedrørende en konkret sag, kan vi i forbindelse med vores oplysning af sagen eventuelt modtage oplysninger om dig, hvis du indgår i sagen som tredjepart. Det kan være, hvis du er familiemedlem, eller hvis du er/har været kollega til eller leder for vores medlem. Oplysningerne kan – afhængig af sagen og din relation til vores medlem – omfatte identitets- og kontaktoplysninger samt din familiemæssige/ arbejdsmæssige/ professionelle relation til vores medlem, samt oplysninger om dine sociale forhold/ helbredsmæssige forhold / erhvervsmæssige forhold
Hvem får adgang til oplysningerne?
Til brug for behandling af sagen og af hensyn til dokumenternes fuldstændighed og autencitet vil akter, hvori de ovennævnte oplysninger indgår om dig kunne blive udvekslet med
- Modparten i sagen
- Modpartens ansvarsforsikring (hvis det er en arbejdsskadesag)
- Offentlige myndigheder (eksempelvis patient- og arbejdsskademyndighederne, kommuner, Ankestyrelsen, Retslægerådet og domstolene)
- Lægeetisk Nævn eller Voldgiftsretten
- Ekstern advokat, hvis sagen skal viderebehandles med ekstern advokatbistand
- Mulige vidner og sagkyndige skønsmænd, som skal deltage i sagen
Retsgrundlaget for behandlingen
Vi vurderer, at der foreligger en legitim og saglig grund til at behandle dine personoplysninger, når det er nødvendigt med henblik på at kunne fastlægge vores medlems retskrav, samt for at overholde vores arbejdsretlige forpligtelser og forfølge vores medlemmers legitime interesser, der udspringer af anden lovgivning eller af kollektive overenskomster og/eller ansættelsesretlig kontrakt.
Det er derfor vores vurdering, at vi kan behandle dine oplysninger i overensstemmelse med de følgende regler:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
- databeskyttelseslovens § 8, stk. 2 og 3, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse, og hvis denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede, ligesom der kan ske videregivelse hvis det sker til varetagelse af interesser der klart overstiger de hensyn, der begrunder hemmeligholdelse, og
- databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, eller hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst
Det er endvidere vores vurdering, at vi kan behandle oplysning om dit CPR-nummer (fortrolig oplysning) efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.
Vores legitime interesser og din mulighed for at gøre indsigelse
Vi behandler primært dine oplysninger efter databeskyttelseslovens § 12, fordi det er nødvendigt for at overholde vores arbejdsretlige forpligtelser og forfølge vores medlemmers legitime interesser, der udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster.
Dog foretages der også behandling, fordi det er nødvendigt for at administrerer vores aktiviteter og service i forhold til vores medlemmer samt for at forfølge krav i henhold til øvrige ansættelses-/arbejdsretlige aftaler.
Det er i den forbindelse vores vurdering, at vores legitime interesse i at kunne administrere vores forenings aktiviteter, at kunne på vores medlemmers vegne forfølge retskrav i henhold til de ansættelsesretlige regler, gældende ansættelsesaftaler, gældende lokale aftaler og gældende overenskomster samt at kunne overholde vores egne arbejdsretlige forpligtelser i forhold til de involverede arbejdsgivere og modparter i øvrigt, overstiger din interesse i, at dine oplysninger ikke behandles.
Du har i forhold til vores behandling, der er baseret på en legitim interesse, imidlertid mulighed for at gøre indsigelse mod, at vores interesser overstiger din interesse i, at der ikke sker behandling af dine oplysninger, jf. nærmere punkt 10 om dine rettigheder.
Tilbage til punkt 3
__________________________
Er du tredjepart i en ansættelsessag?
Hvilke oplysninger indsamles og behandles?
Hvis der i forbindelse med en af vores medarbejderes ansættelse opstår en tvist, kan vi – eksempelvis ved aktindsigt i/sagsmaterialet modtaget fra arbejdsskademyndigheder eller andre – have modtaget oplysninger om dig, som herefter indgår i sagen. Det kan – afhængig af tvisten og dens karakter – dreje sig om dine identitets- og kontaktoplysninger samt din familiemæssige/ arbejdsmæssige/ professionelle relation til vores medarbejder, herunder oplysninger om dine sociale forhold/ helbredsmæssige forhold / erhvervsmæssige forhold.
Hvem får adgang til oplysningerne?
Til brug for behandling af sagen og af hensyn til dokumenternes fuldstændighed og autencitet vil akter, hvori de ovennævnte oplysninger indgår om dig kunne blive udvekslet med offentlige myndigheder (eksempelvis arbejdsskademyndighederne, kommuner, Ankestyrelsen)
Retsgrundlaget for behandlingen
Vi vurderer, at vi som arbejdsgiver har en legitim og saglig grund til at behandle dine personoplysninger, når det er nødvendigt med henblik på at administrerer vores organisation – herunder håndtere personaleadministration. Vi vurderer endvidere, at vi har en legitim og saglig grund til at behandle dine personoplysninger, når det er nødvendigt med henblik på at varetage vores forpligtelser og legitime interesser i henhold til ansættelseskontrakten og i henhold til gældende lov og kollektive overenskomster i øvrigt, samt for at forsvare os mod eventuelle erstatningsretlige retskrav i henhold til øvrige arbejdsretlige aftaler.
Det er derfor vores vurdering, at vi kan behandle dine oplysninger i overensstemmelse med de følgende regler:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor, og
- databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, eller hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst
Det er endvidere vores vurdering, at vi kan behandle oplysning om dit CPR-nummer (fortrolig oplysning) efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.
Vores legitime interesser og din mulighed for at gøre indsigelse
Vi behandler primært dine oplysninger efter databeskyttelseslovens § 12, fordi det følger af en arbejdsretlig forpligtelse eller anden lov, samt fordi det er nødvendigt for at forfølge vores eller vores medarbejders legitime interesser, der udspringer af anden lov eller kollektiv overenskomst.
Dog foretages der også behandling, fordi det er nødvendigt for at administrere vores organisation – herunder håndtere personaleadministration – samt for at forsvare os mod eventuelle erstatningsretlige retskrav i henhold til øvrige arbejdsretlige aftaler.
Det er i den forbindelse vores vurdering, at vores legitime interesse i at kunne administrere vores organisation og forsvare os mod eventuelle retskrav overstiger din interesse i, at dine oplysninger ikke behandles.
Du har i forhold til vores behandling, der er baseret på en legitim interesse, imidlertid mulighed for at gøre indsigelse mod, at vores interesser overstiger din interesse i, at der ikke sker behandling af dine oplysninger, jf. nærmere under punkt 10 om dine rettigheder.
Tilbage til punkt 3
__________________________
Hvilke oplysninger indsamles og behandles?
Vi indsamler oplysninger nødvendige for at behandle din fondsansøgning – herunder vurderer dit behov og din begrundelse op imod andre ansøgere.
Hvilke oplysninger, der kan være relevante at indsamle og behandle, vil være helt afhængig af, hvad der danner baggrund for din ansøgning, og dermed hvilke oplysninger du sender ind til os.
Oplysninger kan blandt andet omfatte:
- Identifikations- og kontaktoplysninger
- Personnummer.
- Helbredsmæssige forhold
- Politisk og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
- Sociale forhold
- Strafbare forhold (hvis hvidvaskkontrol giver anledning dertil)
- Andre personlige og fortrolige forhold såsom familiemæssige forhold og økonomiske forhold mv.
Hvem får adgang til oplysningerne?
Hvis du tildeles en bevilling, indberettes det til SKAT. Derudover videregives ikke oplysninger til andre end deltagerne i udvalget, der skal bedømme de enkelte ansøgere.
Retsgrundlaget for behandlingen
Vi vurderer, at vi ved som forening har en legitim og saglig grund til at behandle dine personoplysninger med henblik på at kunne administrere fondsansøgningen og forsvare os mod eventuelle krav baseret på indsigelser mod behandlingen af fondsansøgningen, og også for at overholde gældende fondsregler samt bogførings- og regnskabsregler
Det er derfor vores vurdering, at vi kan behandle dine oplysninger i overensstemmelse med de følgende regler:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
Det er endvidere vores vurdering, at vi kan behandle oplysning om dit CPR-nummer (fortrolig oplysning) efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.
Vores legitime interesser og din mulighed for at gøre indsigelse
En del af vores behandling er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af hensyn til at forfølge en berettiget interesse. Det er i den forbindelse vores vurdering, at vores legitime interesse i at kunne administrere fondsansøgningen og forsvare os mod eventuelle krav baseret på indsigelser mod behandlingen af fondsansøgningen, overstiger din interesse i, at dine oplysninger ikke behandles.
Du har i forhold til vores behandling, der er baseret på en legitim interesse, imidlertid mulighed for at gøre indsigelse mod, at vores interesser overstiger din interesse i, at der ikke sker behandling af dine oplysninger, jf. nærmere under punkt 10 om dine rettigheder.
__________________________
Tilbage til punkt 3
Er du underviser eller kursist/deltager på et af vores kursustilbud/arrangementer uden at være medlem?
Hvilke oplysninger indsamles og behandles?
Vi indsamler oplysninger nødvendige for at administrere din kursus-/arrangementsdeltagelse, herunder for at håndtere tilmelding og afvikling af kurset/arrangementet (f.eks. til at bekræfte din tilmelding og udarbejde deltagerliste, navneskilte, fremmødetjek, evalueringer mv), samt for at kunne definere deltager-målgrupper og sende elektronisk og/eller fysisk materiale til deltagerne, og endelig i forhold til reservation af kursusstedet og dialog med kursusstedet om den nærmere afvikling af kurset.
Oplysninger bliver kun indsamlet fra dig og kan blandt andet omfatte:
- Identifikations- og kontaktoplysninger
- Personnummer
- Arbejdsplads (rolle og ydernummer)
- Særlige fødevarepræferencer
- Betalingsoplysninger
Hvem får adgang til oplysningerne?
Vi videregiver ikke oplysninger ud over dine eventuelle fødevarepræferencer til kursusstedet.
Retsgrundlaget for behandlingen
Vi vurderer, at vi som forening har en legitim og saglig grund til at behandle dine personoplysninger med henblik på at kunne yde behørig service og administrere og afvikle vores kurser/arrangementer på den mest hensigtsmæssige måde ved bl.a. at behandle fødevarepræferencer, deltagerlister og målgrupper, samt for at overholde gældende bogførings- og regnskabsregler.
Det er derfor vores vurdering, at vi kan behandle dine oplysninger i overensstemmelse med de følgende regler:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
Vores legitime interesser og din mulighed for at gøre indsigelse
Vores behandling af dine oplysninger er bl.a. baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), fordi vi forfølger såvel dine som vores egne legitime interesser i at kunne yde behørig service og administrere og afvikle vores kurser på den mest hensigtsmæssige måde ved bl.a. at behandle fødevarepræferencer, deltagerlister og målgrupper.
Det er i den forbindelse vores vurdering, at vores legitime interesse heri, overstiger din interesse i, at dine oplysninger ikke behandles.
Du har i forhold til vores behandling, der er baseret på en legitim interesse, imidlertid mulighed for at gøre indsigelse mod, at vores interesser overstiger din interesse i, at der ikke sker behandling af dine oplysninger, jf. nærmere under punkt 10 om dine rettigheder.
Tilbage til punkt 3
__________________________
Er du ikke medlem af vores forening men omfattet af vores overenskomst, og/eller har du skrevet til en af vores politikere?
Hvilke oplysninger indsamles og behandles?
Vi er forhandlings- og påtaleberettigede i forhold til overenskomsterne og indsamler derfor oplysninger, som er nødvendige for at sikre, at de gældende overenskomster overholdes i forbindelse med fastlæggelsen af bl.a. dine ansættelsesbetingelser – herunder din løn og dine arbejdstider, hvis din ansættelse er omfattet af overenskomsterne.
Vi indhenter til brug herfor bl.a. lister over ansatte (medlemmer såvel som ikke-medlemmer) omfattet af overenskomsten på de enkelte arbejdspladser og også vagtaftaler/vagtformer. Desuden behandler vi oplysninger i forbindelse med individuelle samt generelle lønforhandlinger for alle ansatte omfattet af overenskomsten med henblik på at sikre overholdelse heraf
Oplysningerne videregives af arbejdsgiver til den forhandlingsberettigede forening (fagforeningen) eller indhentes af tillidsrepræsentanten på den enkelte arbejdsplads og udveksles med fagforeningen af hensyn til sikring af overholdelse af gældende overenskomster mv. Dine oplysninger behandles derfor også af tillidsrepræsentanten på din arbejdsplads.
Oplysningerne kan omfatte
- Fulde navn
- Personnummer
- Tjenestested
- Stilling/titel
- Arbejdstider
- Lønoplysninger
- Grundlag og vilkår for eventuel afskedigelse
Hvis du har kontaktet en af Lægeforeningens og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreningers politikere – eksempelvis Lægeforeningens formand – vil dine oplysninger tilknyttet henvendelsen blive behandlet af hensyn til at besvare denne. Det vil dreje sig om din mail-/postadresse og dine oplysninger i din henvendelse til os.
Hvem får adgang til oplysningerne?
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger videregiver dine personoplysninger til arbejdsgiver, hvis det er nødvendigt med henblik på at overholde kollektive/overenskomstmæssige forpligtelser.
I det omfang de enkelte foreninger inden for Lægeforeningen varetager opgaver på hinandens vegne (dvs. i de tilfælde de enkelte foreninger yder gensidig bistand til hinanden i varetagelsen af forhandlingsopgaven), vil dine personoplysninger desuden være tilgængelige for de relevante foreninger.
Retsgrundlaget for behandlingen
Vi vurderer, at vi som forening har en legitim og saglig grund til at behandle dine personoplysninger, når det er nødvendigt med henblik på at kunne forfølge retskrav og sikre, at de gældende overenskomster overholdes samt med henblik på at administrere eventuelle henvendelser til foreningens politikere.
Det er derfor vores vurdering, at vi kan behandle dine oplysninger i overensstemmelse med de følgende regler:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
- databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, eller hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst
Vores legitime interesser og din mulighed for at gøre indsigelse
Vi behandler primært dine oplysninger efter databeskyttelseslovens § 12, fordi det er nødvendigt for at overholde vores arbejdsretlige forpligtelser og for at forfølge dine og vores øvrige medlemmers legitime interesser, der udspringer af anden lovgivning og kollektive overenskomster.
Dog foretages der også behandlinger, fordi det er nødvendigt for at forfølge retskrav og legitime interesser, der udspringer af øvrige arbejdsretlige aftaler, samt for at administrere eventuelle henvendelser til foreningens politikere. En del af vores behandling af dine oplysninger er derfor baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).
Det er i den forbindelse vores vurdering, at vores legitime interesser i at forfølge krav og legitime interesser, der udspringer af øvrige arbejdsretlige aftaler, samt for at administrere henvendelser, overstiger din interesse i, at dine oplysninger ikke behandles.
Du har i forhold til vores behandling, der er baseret på en legitim interesse, imidlertid mulighed for at gøre indsigelse mod, at vores interesser overstiger din interesse i, at der ikke sker behandling af dine oplysninger, jf. nærmere under punkt 10 om dine rettigheder.
Tilbage til punkt 3
__________________________
Har du i øvrigt haft kontakt til Lægeforeningen – eksempelvis via et abonnement på vores tidsskrifter, eller ved generelle forespørgsler via SoMe eller Outlook?
Hvilke oplysninger indsamles og behandles?
Hvis du i øvrigt har haft kontakt til Lægeforeningen eller en af de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger – det kan være, du har kontaktet os med en generel forespørgsel eller du abonnerer på vores tidsskrift uden at være medlem – vil vi alene behandle de helt konkrete oplysninger relateret til denne kontakt. Herunder dit navn og kontaktoplysningerne, som er nødvendige for at administrere din henvendelse eller en eventuel abonnementsaftale. Har du henvendt dig til os med en generel forespørgsel, vil kontaktoplysningerne afhænge af, hvilket medie du har anvendt.
Hvem får adgang til oplysningerne?
Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger videregiver dine personoplysninger til arbejdsgiver, hvis det er nødvendigt med henblik på at overholde kollektive/overenskomstmæssige forpligtelser.
I det omfang de enkelte foreninger inden for Lægeforeningen varetager opgaver på hinandens vegne (dvs. i de tilfælde de enkelte foreninger yder gensidig bistand til hinanden i varetagelsen af forhandlingsopgaven), vil dine personoplysninger desuden være tilgængelige for de relevante foreninger.
Retsgrundlaget for behandlingen
Vi vurderer, at vi som forening har en legitim og saglig grund til at behandle dine personoplysninger, med henblik på at kunne håndtere dine henvendelse og også eventuelle abonnementer.
Det er derfor vores vurdering, at vi kan behandle dine oplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor.
Du har imidlertid mulighed for at gøre indsigelse mod, at vores interesser overstiger din interesse i, at der ikke sker behandling af dine oplysninger, jf. nærmere under punkt 10 om dine rettigheder.
Har du en abonnementsaftale, vil oplysningerne blive behandlet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, idet faktureringsoplysninger vil blive behandlet (opbevaret) i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse.
Tilbage til punkt 3
BILAG TIL PUNKT 9
9. Opbevaringsperiode
Er du medlem?
Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Kursusaktiviteter sletter vi 12 måneder + løbende måned efter, at du er udmeldt, mens din medlemssag i øvrigt – herunder eventuelt konkrete tvister vi har hjulpet dig med – opbevares i 10 år + løbende kalenderår efter du er udmeldt, hvorefter oplysningerne bliver slettet. For rådgivningsansvar gælder således en absolut forældelsesfrist på 10 år, ligesom opbevaring af sager sker af hensyn til at kunne bevare den samlede historik af dit medlemskab, så vi kan rådgive og bistå dig bedst muligt.
Af hensyn til regnskabsregler opbevares oplysninger om opkrævning af medlemskontingent og rejseafregninger i 5 år + løbende kalenderår, hvorefter de løbende slettes. Vi opbevarer dermed oplysninger om de seneste kontingentindbetalinger/rejseafregninger i op til 5 år efter, at du er udmeldt.
Hvis du har haft en sag ved Voldgiftsretten eller Lægeetisk Nævn eller hvis du har haft en sag af principiel karakter vedrørende ex. overenskomstfortolkning, kan Lægeforeningen og de tilknyttede forhandlingsberettigede organisationer finde et centralt behov for at opbevare oplysninger knyttet til sagen så længe som muligt, og indtil, at sagen ikke længere har præjudikatsværdi. Det er ikke til at sige, hvornår dette er tilfældet.
Af hensyn til at sikre tilstrækkelige beskyttelsesgarantier, vil sagerne dog med henblik på mulig sletning/anonymisering/pseudonymisering blive visiteret 1 gang årligt, når der er forløbet de første 10 år. Fristen på 10 år regnes fra sagens afslutning.
For så vidt angår oplysninger, der indsamles og behandles til brug for medlemsundersøgelser og forskning/statistik, vil det afhænge af den enkelte undersøgelse og det enkelte projekt, hvornår oplysningerne slettes. Ved udsendelse af spørgeskemaer vil du blive særskilt orienteret.
__________________________
Indgår du som tredjepart i en medlemssag?
Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Af hensyn til vores mulighed for at rådgive vores medlemmer bedst muligt på en samlet og indsigtsfuld måde bevarer vi vores medlemmers oplysninger i medlemsskabsperioden og i op til 10 år + løbende kalenderår efter udmeldelse. For rådgivningsansvar gælder således en absolut forældelsesfrist på 10 år.
Sagen og alle oplysninger knyttet hertil vil derefter blive slettet i det hele.
Har sagen været af principiel karakter vedrørende overenskomstfortolkning, kan Lægeforeningen og/eller de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger finde et centralt behov for at opbevare oplysninger knyttet til sagen så længe som muligt, og indtil at sagens præcedensspørgsmål er klarlagt i overenskomsten. Det er ikke altid tilstrækkeligt at gemme den endelige dom/afgørelse, da også de løbende forhandlinger kan være vigtigt for afgrænsningen af fortolkningen. De kan derfor blive gemt på mere eller mindre ubestemt tid – og dermed ud over 10 år.
Af hensyn til at sikre tilstrækkelige beskyttelsesgarantier, vil sagerne dog med henblik på mulig sletning/anonymisering/pseudonymisering blive visiteret 1 gang årligt, når der er forløbet de første 10 år. Fristen på 10 år regnes fra sagens afslutning.
__________________________
Er du tredjepart i en ansættelsessag?
Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Når sagen afsluttes, scanner vi eventuelt fysisk materiale til sagen, og makulerer derefter det fysiske materiale.
I udgangspunktet opbevarer vi personalesager med alle oplysninger knyttet dertil i op til 5 år + løbende kalenderår efter ansættelsesforholdets afslutning, hvorefter sagen med alle oplysninger slettes i det hele.
Hvis du indgår i en sag om en ansættelsesretlig tvist eller en arbejdsskadesag, vil oplysningerne knyttet til sagen blive opbevaret i 5 år efter sagens afslutning, hvorefter den slettes.
__________________________
Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Afviste ansøgninger opbevares i op til 6 måneder + løbende måned af hensyn til mulighed for sikring af behørig behandling samt opfølgning og besvarelse af spørgsmål, hvorefter de slettes i det hele.
Af hensyn til gældende regnskabsregler opbevares oplysninger knyttet til ansøgninger, der imødekommes, slettes derimod senest 5 år + løbende kalenderår efter afslutningen af behandlingen.
I overensstemmelse med hvidvasklovgivningen slettes hvidvaskdokumentation – herunder dokumentation for reelle ejere – senest 5 år efter registreringen.
__________________________
Er du underviser eller kursist/deltager på et af vores kursustilbud/arrangementer uden at være medlem?
Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Oplysningerne knyttet til kursusaktiviteten/arrangementet (fødevarepræferencer, deltagerlister mv.) slettes senest 12 måneder + løbende måned kursets/arrangementets afholdelse, hvorimod oplysninger om fakturering for kursus-/arrangementsdeltagelsen, samt honorarer til eksterne undervisere samt rejseafregninger slettes 5 år + løbende kalenderår efter registreringen af hensyn til gældende regnskabsregler.
__________________________
Er du ikke medlem af vores forening men omfattet af vores overenskomst, og/eller har du skrevet til en af vores politikere?
Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Lister over alle ansatte omfattet af overenskomsten (både medlemmer og ikke-medlemmer), og som indeholder navn, arbejdstitel-/område og løn på de enkelte arbejdspladser, opdateres endvidere løbende og senest 12 måneder + løbende måned efter de er indsamlet.
Tillidsrepræsentanterne er tilsvarende instrueret i at sikre en sådan løbende opdatering.
Ved den løbende opdatering vil fratrådte medarbejdere herefter blive slettet fra listen senest 12 måneder efter fratrædelsen – både i fagforeningen og ude ved tillidsrepræsentanterne.
Mailkorrespondance vedrørende diverse henvendelser, kritikpunkter mv. som tilgår formanden og øvrige politikere slettes ikke af hensyn til at sikre kontinuitet i Lægeforeningens og de tilknyttede forhandlingsberettigede foreningers politiske udmeldinger.
Givet oplysningernes karakter og konteksten de behandles i (primært ytringer og overordnede drøftelser i medlemspolitisk regi) er det vurderet, at proceduren om at opbevare uden slettefrist, ikke er disproportional i forhold til angivne hensyn.
__________________________
Har du i øvrigt haft kontakt til Lægeforeningen – eksempelvis via et abonnement på vores tidsskrifter, eller ved generelle forespørgsler via SoMe eller Outlook?
Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Hvis du i øvrigt har haft kontakt til Lægeforeningen eller en af de tilknyttede forhandlingsberettigede foreninger – det kan være, du har kontaktet os med en generel forespørgsel eller du abonnerer på vores tidsskrift uden at være medlem – vil vi alene behandle de helt konkrete oplysninger relateret til denne kontakt. Herunder dit navn og kontaktoplysningerne, som er nødvendige for at administrere din henvendelse eller en eventuel abonnementsaftale. Har du henvendt dig til os med en generel forespørgsel, vil kontaktoplysningerne afhænge af, hvilket medie du har anvendt.
Oplysninger knyttet til sådanne behandlinger slettes løbende, når de ikke længere er nødvendige. Faktureringsoplysninger knyttet til eventuelle abonnementsaftaler opbevares dog i 5 år + løbende kalenderår i henhold til gældende regnskabsregler.
|
Versionshistorik |
|
1. udgave godkendt 14-12-2018 |
|
2. udgave godkendt på direktørmødet 09-12-2022 |
|
Tilrettet version implementeret juli 2023 |