Har du brug for en praksismanager?

Medarbejdere i gruppen praksismanagers har mange baggrunde, og deres arbejdsopgaver er ofte ret forskellige fra klinik til klinik. Medarbejdergruppen vokser i almen praksis over hele landet. Vi kender ikke den præcise udvikling i ansættelserne, men i oktober 2023 gennemførte PLO en undersøgelse med svar fra knap en fjerdedel alle landets klinikker. Af besvarelserne fremgik det, at 26 procent aktuelt har en praksismanager på lønningslisten – altså lidt mere end hver fjerde klinik. Vi spurgte klinikkerne, der ikke har en praksismanager, om de overvejer at ansætte en. Her svarede 23 procent ja. PLO regner derfor med, at mange ejerlæger i disse år spørger sig selv: Har jeg brug for en praksismanager?

Effektive klinikker

Mellem 2018 og 2022 er personalet i almen praksis vokset med 830 årsværk – en stigning på knap 20 pct. på bare fire år. Og praksismanagerne bliver også flere og flere:

Mange klinikker har en praksismanager og vi oplever høj efterspørgsel på praksismanagerkurset. Denne nye personaleopgave er da også et godt billede på, at vi i almen praksis gør meget for at være så effektive klinikker som muligt, fordi vi skal håndtere stigende efterspørgsel fra borgerne. Lægerne fortsætter med at have ledelsesansvaret og udstikke en retning for klinikken, men får af praksismanageren hjælp til de mange små og store opgaver, der er forbundet med det, siger Mireille Lacroix, der er formand for PLO’s Uddannelsesudvalg.

Mulige ansvarsområder for en praksismanager spænder bredt og kan fx inkludere ledelse og strategi, personaleledelse, kommunikation, samarbejde og trivsel, økonomi, IT, drift, mødeplanlægning og mødeledelse, forklarer Mette Binderup, der er kursusleder på kurset ’Praksismanager’ under PLO-Efteruddannelse og praksismanager i Rosenholm Lægecenter i Region Midtjylland.

Ønsker, forhåbninger og forventninger

Rasmus Christoffersen fra Familielægerne i Skanderborg er en af de mange praktiserende læger, der ser potentialet i en praksismanager. For nyligt gik han så næste skridt i overvejelserne: I sommeren 2023 tog han sammen med sine to kompagnoner, Morten Rask og Mette Thomsen, beslutningen om at indføre stillingen som praksismanager i deres klinik:

- Det er spændende at se, om vores ønsker, forhåbninger og forventninger på sigt bliver indfriet. Lige nu er vi i en proces, med ugentlige møder, hvor vi taler sammen om, hvad der fungerer godt og fungerer mindre godt. Helt overordnet er idéen og tanken, at praksismanageren skal hjælpe os i ledelsen med, at holde fokus på, at de rette opgaver bliver udført af de rigtige mennesker.

Hvad er vigtigst? 

Det er Maja Høj, som er praksismanager i klinikken, og aktuelt gennemfører hun kurset ’Praksismanager’ hos PLO-Efteruddannelse. På kurset får nuværende og kommende praksismanagere mulighed for at lære af andres arbejdsgange og klinikker. Både når det gælder arbejdsopgaver og indretningen af organisationen. Her deler de også frustrationer og tvivlen i hverdagen: Har de fx striber ’nok’ på skuldrene til at beslutte noget uden at skulle rådføre sig med ejerlægerne i klinikken eller ej? Er de en del af medarbejdergruppen, eller fungerer de som en slags mellemleder?

Maja Høj har også løbende brug for at tale med Rasmus Christoffersen og de andre ejerlæger i klinikken om, hvad hendes prioriteter i hverdagen skal være:

- Der er brug for mig blandt patienterne, men jeg sidder jo i en managerfunktion og skal holde overblik. Derfor har vi løbende behov for at se hinanden i øjnene og prøve at blive skarpere på at definere min rolle i klinikken, siger hun til de andre kursusdeltagere i det ellers lukkede rum på konferencecentret Nord for Aarhus.

Maja Høj har arbejdet som lægesekretær i en almen praksis siden 2015, og derfor har hun allerede et godt blik for patientflow. Som noget nyt i praksismanagerrollen skal hun løbende overtage administrative opgaver fra kompagnonerne, skabe overblik over processerne i klinikken, så de kan optimeres og deltage i ledelsesmøder. Og både Maja Høj og Rasmus Christoffersen er åbne over for, at opgaverne kan udvikle sig løbende:

- Vi håber, at praksismanagerkurset giver inspiration til hvilke arbejdsopgaver, Maja som praksismanager kan varetage. Vi har allerede nu oplevelsen af, at Maja kommer med en masse gode inputs, fordi hun fanger problemerne fra en anden vinkel og på en anden måde, end vi andre gør, siger Rasmus Christoffersen ved kurset begyndelse.

Ressourcer og opgaver skal passe sammen

På praksismanagerkurset er kursusleder Mette Binderup vant til, at praksismanagerne kommer med mange forskellige behov for afklaring og inspiration:

- En del praksismanagers er i tvivl om, hvad deres mandat er, og at det kan drille, når de taler med deres kolleger om klinikkens behov for at få opgaver løst. Det kan også være forvirrende og krævende at dele sin arbejdstid mellem patienter, administrative opgaver og ledelsesmøder – her kan man som praksismanager føle sig utilstrækkelig, hvis ikke ressourcer og opgaver passer sammen, forklarer Mette Binderup.

Rasmus’ største bekymring har været, hvordan klinikkens andre ansatte ville navigere i samarbejdet med den nye arbejdsfunktion, men det er gået helt uproblematisk ind til videre:

- Det er klart, at praksismanagerrollen - i form af Maja - skaber et behov for løbende afklaring i forhold til, hvad hun skal og ikke skal her i starten. Praksismanagerrollen skal ikke skabe afstand mellem ledelse og personale, men der vil være opgaver, som naturligt ligger dér, i stedet for ved os. Vi, der er ledere af klinikken, skal stadig udstikke klinikkens værdier og retning, men det vil være vores praksismanager, som med voksende anciennitet i tiltagende grad kvalificerer og effektuerer på dagligdagsbeslutningerne og organiseringen af de ansatte uden vores indblanding. Det, kan vi allerede nu mærke, hjælper og aflaster os.