FTR: Din rolle som bisidder

Som FTR kan du indimellem blive bedt om at deltage som bisidder. At være bisidder betyder, at du deltager i et møde sammen med en kollega, der er indkaldt til en samtale med ledelsen.

Som bisidder er du ikke part i sagen. Du er ikke garant for, at sagen vindes, men at kollegaen behandles ordentligt, og at reglerne overholdes. Du skal selvfølgelig også støtte din kollega på det menneskelige plan.

Er du selv involveret i sagen eller er inhabil i forhold til din kollega, skal du bede en anden om at deltage i stedet.

Der er ingen klare retningslinjer for, hvordan arbejdsgiveren skal indkalde medarbejderen til disse samtaler, om det fx skal være pr. e-mail, telefonopkald eller i e-boks.

Rollen som bisidder ved tjenstlige samtaler

I de mere alvorlige sager, hvor der er risiko for eventuel afskedigelse, vil HR ofte være inddraget. I disse tilfælde vil medlemmet som regel blive indkaldt med et brev i sin e-boks.

Det er medlemmet, der vælger, hvem det ønsker som bisidder – afhængig af sagens karakter kan det være TR, FTR eller en helt tredje.

Vi anbefaler, at du eller den pågældende kollega i disse tilfælde inddrager Yngre Lægers centrale sekretariat, som deltager med en jurist/advokat.

Vær opmærksom på at der i visse tilfælde kan ske en forskydning fra den ene type møde til en mere alvorlig del. Det kan være, når en trivsels-/sygefraværssamtale udarter sig til en tjenstlig samtale, hvor medlemmet risikerer en opsigelse. Hvis dette sker, er det vigtigt, at du stopper mødet og beder om en ny indkaldelse, hvor I kan få en jurist med.

Tjenstlige samtaler er ikke en rar situation for din kollega at havne i, og det er naturligt, at vedkommende er påvirket af situationen.

Som FTR er det en god idé, at du tager fat i den del og forbereder/beroliger din kollega inden mødet.

Hvis din kollega undervejs i mødet bliver påvirket, kan du bede om en timeout og på den måde passe bedst muligt på vedkommende. En sådan timeout kan også bruges strategisk, hvis der er indhold på mødet, du lige skal drøfte med din kollega under fire øjne, inden I fortsætter mødet.

Den vigtige forberedelse

Når du modtager en henvendelse fra et medlem om støtte som bisidder til en samtale, er det vigtigt så hurtigt som muligt at mødes med medlemmet for at få overblik over emnet for mødet. Sørg også for, at de nødvendige oplysninger og dokumenter bliver fremsendt til sekretariatsmedarbejderen.

Bed om at få en kopi af indkaldelsen, og hvis det er uklart, hvad der forventes at blive drøftet på mødet, er det en god idé også at tage kontakt til ledelsen for på forhånd at være forberedt på, hvad der venter.

Sørg også for at få en kopi af ansættelseskontrakten fra medlemmet samt eventuelle referater fra tidligere afholdte møder.

Selve mødet

Din rolle som bisidder er især at påse, at forløbet for mødet foregår i en rolig atmosfære og god tone, så medlemmet bliver behandlet ordentligt. Det indebærer, at medlemmet skal have mulighed for at komme til orde og give sin version af, hvad der er sket og sit bud på, hvordan en løsning kunne se ud.

Det er arbejdsgiveren, der skal sørge for, at der bliver skrevet referat under mødet, men vi anbefaler, at du også selv tager noter. På den måde har du og din kollega de bedste forudsætninger for at kommentere referatet, når I modtager det.

Inden I forlader mødet, er det en god idé at aftale tidspunkter, hvis der skal afholdes flere møder, og hvad der vil være næste skridt i sagen fra ledelsens side.

Efter mødet er det vigtigt, at du sammen med din kollega gennemgår, hvad der blev talt om, og hvad din kollega ønsker, du skal gå videre med. Husk, at det du går videre med, er det, du har fået mandat til fra din kollega.

Din kollega kan være stresset over situationen, og hvis det viser sig, at vedkommende ikke helt har forstået, hvad der er blevet sagt, og hvad næste skridt kan være, er det også vigtigt, at du tager fat og får en snak om det. Så sender du din kollega videre på en god måde. Det samme gælder, hvis du mener, din kollega måske har vist en uhensigtsmæssig adfærd under mødet.